1. Responsable y ámbito
Vetra trata los datos necesarios para gestionar el servicio, prestarlo a usuarios profesionales, mantener su seguridad y responder consultas. Para cualquier cuestión relacionada con este tratamiento, puedes escribir a info@vetralab.org.
Esta política se aplica al uso de Vetra, a las cuentas de usuario, a la colaboración dentro de organizaciones y a las comunicaciones con Vetra. El contenido científico se trata únicamente para prestar las funciones solicitadas y se describe también en la página de IA y tratamiento de datos.
Contenido permitido. Vetra está diseñado para trabajar con artículos científicos publicados. No debes cargar historias clínicas, datasets de participantes, información confidencial de pacientes ni otros datos personales que permitan identificar a participantes.
2. Qué datos utilizamos
Solo utilizamos la información necesaria para ofrecerte Vetra y mantener el servicio seguro. Según cómo lo uses, esto puede incluir:
- Datos de cuenta y organización, como tu correo electrónico, organización, rol y permisos.
- Tu trabajo en Vetra, como proyectos, favoritos, conversaciones y resultados.
- Información básica de uso, como las funciones utilizadas, las fechas de actividad y el consumo de créditos.
- Información técnica necesaria para detectar errores, proteger la cuenta y mantener el servicio en funcionamiento.
- Datos de contacto y soporte, como tu nombre, correo, institución y los mensajes que nos envíes.
3. Finalidades, bases jurídicas y conservación
La tabla resume los tratamientos actuales. Los plazos pueden ampliarse cuando exista una obligación legal, sea necesario prevenir fraude o resulte imprescindible para formular, ejercer o defender reclamaciones.
| Categoría | Finalidad | Base jurídica | Conservación |
|---|---|---|---|
| Cuenta y organización | Autenticar, administrar la cuenta, la organización y sus accesos. | Ejecución del contrato. | Mientras estén activas; borrado operativo en un máximo de 30 días tras su eliminación o cierre. |
| Roles, membresías e invitaciones | Gestionar permisos, colaboración y seguridad. | Ejecución del contrato e interés legítimo en proteger el servicio. | Durante la relación y el plazo aplicable a incidencias o reclamaciones. |
| Uso y consumo | Operar el servicio, controlar límites y asignar el consumo. | Ejecución del contrato e interés legítimo operativo. | Durante la relación. Las estadísticas agregadas que no permitan identificar a una persona pueden conservarse. |
| Registros técnicos | Seguridad, prevención de abuso, diagnóstico y rendimiento. | Interés legítimo en operar y proteger el servicio. | Un máximo de 30 días. |
| Actividad y proyectos | Prestar las funciones contratadas y mantener el estado del trabajo. | Ejecución del contrato. | Hasta eliminar el proyecto, la cuenta o la organización; después, borrado operativo en un máximo de 30 días. |
| Contacto y soporte | Responder solicitudes, facilitar soporte y gestionar medidas precontractuales. | Medidas precontractuales, ejecución del contrato o interés legítimo. | 12 meses desde la última comunicación, salvo relación contractual u obligación legal. |
| Comunicaciones necesarias | Gestionar invitaciones y enviar avisos de cuenta, seguridad o soporte. | Ejecución del contrato y obligaciones de seguridad. | Durante la relación y mientras sea necesario acreditar el envío o atender una incidencia. |
Las copias de seguridad asociadas a datos eliminados desaparecerán en un máximo de 90 días, salvo las excepciones indicadas anteriormente.
4. Usuarios individuales e instituciones
Uso profesional individual
Cuando una persona utiliza Vetra por cuenta propia, Vetra actúa como responsable de los datos necesarios para prestar, administrar y asegurar el servicio.
Cuentas institucionales
Cuando una universidad u otra institución decide qué proyectos y contenidos se tratan, esa institución actúa como responsable y Vetra actúa como encargado siguiendo sus instrucciones. Vetra sigue siendo responsable de los tratamientos que determina para fines propios, como seguridad, gestión de cuentas, soporte, cumplimiento y registros operativos.
Las condiciones específicas del tratamiento por cuenta de instituciones se documentarán en el correspondiente acuerdo de encargo de tratamiento.
5. Destinatarios y transferencias internacionales
Vetra puede comunicar o permitir el acceso a datos únicamente cuando sea necesario para prestar y proteger el servicio:
- proveedores de infraestructura y autenticación, con infraestructura principal de Vetra alojada en Europa mediante AWS;
- OpenAI, como proveedor de procesamiento para determinadas funciones de inteligencia artificial;
- Research Organization Registry (ROR), cuyo API consulta el texto escrito en el campo de institución para ofrecer sugerencias. La consulta no incluye el nombre ni el correo electrónico del usuario;
- proveedores de gestión y entrega de formularios y comunicaciones;
- asesores, autoridades o terceros cuando exista una obligación legal o sea necesario defender derechos.
Algunos proveedores pueden tratar datos fuera del Espacio Económico Europeo. Cuando exista una transferencia internacional, Vetra utilizará un mecanismo válido conforme al RGPD, como una decisión de adecuación o garantías apropiadas, incluidas las cláusulas contractuales tipo cuando correspondan. Puedes solicitar información sobre las garantías aplicables escribiendo a info@vetralab.org.
6. Tus derechos
Puedes solicitar acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad cuando correspondan. Para ejercerlos, escribe a info@vetralab.org e indica qué derecho deseas ejercer.
Vetra podrá pedir información adicional razonable para verificar tu identidad y evitar que otra persona acceda o modifique tus datos. También puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos.
Eliminación
Los proyectos y sus resultados pueden eliminarse desde Vetra. La eliminación completa de una cuenta u organización debe solicitarse actualmente por correo electrónico a info@vetralab.org.
7. Inteligencia artificial y decisiones automatizadas
Vetra utiliza inteligencia artificial para asistir tareas de investigación, pero no adopta decisiones exclusivamente automatizadas que produzcan efectos jurídicos o afecten de forma similar y significativa a los usuarios. Las sugerencias y resultados deben ser revisados por una persona.
El tratamiento transitorio de artículos y la conservación de resultados se explican con más detalle en IA y tratamiento de datos.
9. Cambios y contacto
Esta política puede actualizarse para reflejar cambios legales, técnicos o del servicio. Cuando el cambio sea material, Vetra lo comunicará por medios adecuados antes de que resulte aplicable cuando sea razonablemente posible.
Para cualquier consulta relacionada con privacidad, escribe a info@vetralab.org.